Forretningsorden for bestyrelsen på Gentofte HF

Fastsat i medfør af § 18 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. og § 14 i vedtægterne for Gentofte HF.

Bestyrelsens opgaver
§ 1. Bestyrelsen har følgende opgaver:
• Overordnet at lede den selvejende institution, herunder:
o fastlæggelse af institutionens indsatsområder og strategi med afsæt i skolens målsætning 1 gang årligt
o fastlæggelse af institutionens løn- og personalepolitik
o ansættelse og afskedigelse af rektor
o udpegning af intern revisor
o godkendelse af budget og regnskab
o stillingtagen til institutionens organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, it-organisation og budgettering
• At være ansvarlig overfor Undervisningsministeriet for institutionens drift og for forvaltningen af det statslige tilskud. Desuden sikre, at:
o Undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende lovgivning
o at der følges op på afrapporteringer om institutionens målsætning og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på lang sigt
o at der følges op på planer, interne og eksterne evalueringer, samt tages stilling til rapporter om institutionens uddannelsesresultater mv.
• At forvalte institutionens midler, så de bliver til størst mulig gavn for institutionens formål, ved bl.a. at:
o sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision og tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse
o gennemgå institutionens perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår, herunder godkende og vurdere budgettet og afvigelser herfra







Bestyrelse, formand og næstformand
§ 2. Bestyrelsen består af i alt 6 medlemmer med stemmeret. Desuden har bestyrelsen to medlemmer uden stemmeret, jf. vedtægtens § 4 – 6 om bestyrelsens sammensætning.
Stk. 2. Bestyrelsen skal jævnligt drøfte bestyrelsens kompetenceprofil med henblik på at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne tilsammen har de kompetencer, der er nævnt i § 5 stk. 2 i vedtægten.
Stk. 3. Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand blandt de udefra kommende medlemmer, jf. vedtægtens § 12. I tilfælde af formandens forfald overtager næstformanden de funktioner, der er tillagt formanden.
Stk. 4. Rektor deltager i bestyrelsen møder uden stemmeret.
Stk. 5. Bestyrelsen kan i øvrigt tillade ikke-medlemmer at deltage i bestyrelsens møder i et nærmere angivet omfang.

Informationsgrundlag
§ 3. Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet.
Stk. 2. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende institutionens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand.
Stk. 3. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt en sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand.

Møder
§ 4. Bestyrelsen fastsætter en mødeplan for ½ år ad gangen. Formanden udsender, inden hvert møde, en dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes forinden af formand / næstformand med rektor inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne. Et bestyrelsesmedlem kan foranledige punkter sat på den skriftlige dagsorden. Punkter skal meddeles til formanden senest 7 dage før det fastlagte bestyrelsesmøde.
Stk. 2. Bestyrelsens møder ledes af formanden.
Stk. 3. Der skal holdes mindst 4 møder årligt. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom.
Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får tilsendt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne, normalt en uge før mødet.
Stk. 5. Såfremt afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan udskydes uden væsentlig ulempe for institutionen, kan bestyrelsen undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag.
Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens – og i dennes fravær næstformandens – stemme afgørende.
Stk. 7. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og om sammenlægning eller spaltning kræver, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor.

§ 5. Bestyrelsesmøder har følgende faste punkter på dagsordenen:
• Godkendelse af dagsorden
• Endelig godkendelse af referat af forrige bestyrelsesmøde.
• Opfølgning på beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde
• Skolens økonomi
• Eventuel beslutning om, hvilken information, der skal videregives til institutionens medarbejdere og andre, samt hvorledes dette skal ske.
• Herudover andre punkter som medlemmer af bestyrelsen ønsker behandlet.

Beslutningsreferat
§ 6. Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der udsendes til bestyrelsen 8 dage efter et bestyrelsesmøde. Såfremt der i løbet af de efterfølgende 8 dage ikke fremkommer bemærkninger, er referatet godkendt. Formanden kan godkende ændringer i mindre omfang. Større ændringer kræver godkendelse på det efterfølgende bestyrelsesmøde.
Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet.
Stk. 2. Er et bestyrelsesmedlem eller rektor ikke enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening ført til referat.

Offentlighed
§ 7. Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige og lægges på institutionens hjemmeside. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere kan undtages for offentliggørelsen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. Bestyrelsen afgør dette.
Stk. 2. I sager af fortrolig karakter har medlemmer tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler.


Mødepligt, habilitet
§ 8. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.
Stk. 2. Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden/institutionen herom inden mødets afholdelse.

§ 9. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give afledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag.

Arbejdsdeling mellem bestyrelsen og institutionens rektor og bestyrelsens tilsyn med rektor
§ 10. Rektor har den daglige administrative, faglige og pædagogiske ledelse af institutionen og er ansvarlig for virksomheden overfor bestyrelsen.
Stk. 2. Rektor skal, jf. § 24 stk. 2 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. påse:
• at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler,
• at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige,
• at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes, og
• at institutionens virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer.
Stk. 3. Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for institutions økonomiske eller driftmæssige forhold for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold.
Stk. 4. Rektor varetager på institutionens vegne sekretariatsopgaver for bestyrelsen. Stk. 5. Rektor forelægger udkast til budget for bestyrelsen. Budgettet skal belyse institutionens drift, økonomi samt forventede investeringer.
Stk. 6. Rektor har det personalemæssige ansvar for institutionen
Stk. 7. Bestyrelsen ansætter og afskediger rektor og godkender efter indstilling fra rektor ansættelse og afskedigelse af institutionens øvrige personale. Bestyrelsen kan delegere ansættelseskompetencen helt eller delvis til rektor.

Stk. 8. Der kan indgås aftaler om merarbejde, resultatlønskontrakt og øvrige lønmæssige forhold for rektor med bestyrelsens formand, idet bestyrelsen efterfølgende skal orienteres herom.
Efter bemyndigelse fra bestyrelsen kan rektor tilsvarende indgå aftaler jf.ovenfor
med ledende medarbejdere indenfor nærmere angivne rammer



Ændring af forretningsordenen
§ 11. Beslutning om ændring af forretningsordenen træffes af bestyrelsen med simpelt flertal.


Vedtaget på bestyrelsesmøde den 2. juni 2008